Welche neue Frist gilt für Hochrisiko-KI-Systeme im Personalmanagement von Kliniken?

Für Hochrisiko-KI-Systeme im Personalmanagement von Kliniken gilt seit dem 2. August 2026 eine verbindliche Frist nach dem EU AI Act. Ab diesem Datum müssen alle KI-Anwendungen, die unter die Hochrisiko-Kategorie fallen, die vollständigen Anforderungen der EU-Verordnung erfüllen. Der folgende Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen, die Entscheider in Kliniken und Medizinischen Versorgungszentren jetzt kennen müssen.

Ab wann gilt die neue Frist für Hochrisiko-KI-Systeme im Personalbereich?

Die entscheidende Frist für Hochrisiko-KI-Systeme im Personalbereich ist der 2. August 2026. Ab diesem Datum sind alle Anforderungen des EU AI Act für Hochrisiko-KI-Anwendungen vollständig verbindlich. Der EU AI Act trat am 1. August 2024 in Kraft und sieht gestaffelte Übergangsfristen vor. Für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III der Verordnung endet die Übergangsfrist mit dem 2. August 2026.

Das bedeutet: Kliniken, MVZ und andere Gesundheitseinrichtungen, die KI-Systeme im Personalbereich einsetzen, haben seit dem Inkrafttreten der Verordnung eine zweijährige Übergangsfrist gehabt, um ihre Systeme und internen Prozesse auf die neuen Anforderungen auszurichten. Diese Frist ist 2026 abgelaufen. Wer jetzt noch nicht compliant ist, handelt außerhalb des gesetzlichen Rahmens.

Wichtig für die Praxis: Die Frist gilt nicht nur für neue Systeme, die ab 2026 eingeführt werden, sondern auch für bereits im Einsatz befindliche KI-Anwendungen, sofern sie unter die Hochrisiko-Kategorie fallen.

Welche KI-Anwendungen im Klinik-Personalmanagement gelten als Hochrisiko?

KI-Systeme im Personalmanagement gelten als Hochrisiko, wenn sie für Entscheidungen über Beschäftigung, Personalauswahl, Beförderung oder Aufgabenverteilung eingesetzt werden. Der EU AI Act listet in Anhang III explizit KI-Systeme auf, die zur Einstellung, Auswahl oder Bewertung von Personen im Beschäftigungskontext genutzt werden, als Hochrisiko-Kategorie.

Für Kliniken und MVZ bedeutet das konkret: Folgende Anwendungen fallen typischerweise unter diese Kategorie:

• KI-gestützte Bewerbermanagementsysteme, die Lebensläufe automatisch auswerten und Kandidaten vorfiltern
• algorithmenbasierte Systeme zur Dienstplanung, die Personalentscheidungen automatisiert treffen
• KI-Tools zur Leistungsbewertung von Mitarbeitenden, die Beförderungs- oder Weiterbeschäftigungsentscheidungen beeinflussen
• Systeme zur automatisierten Analyse von Bewerbungsunterlagen für Arzt- oder Pflegestellen
• KI-Anwendungen, die Persönlichkeitsprofile oder Eignungseinschätzungen auf Basis von Daten erstellen

Nicht jede digitale Unterstützung im Personalbereich fällt automatisch unter die Hochrisiko-Kategorie. Einfache Kalendertools, Zeiterfassungssysteme oder Dokumentenverwaltung ohne KI-Komponente sind davon nicht betroffen. Die entscheidende Frage ist, ob das System eigenständig Bewertungen oder Empfehlungen erzeugt, die Personalentscheidungen direkt beeinflussen.

Welche Pflichten entstehen für Kliniken durch den EU AI Act?

Kliniken, die Hochrisiko-KI-Systeme im Personalbereich einsetzen, tragen als sogenannte Betreiber umfangreiche Pflichten nach dem EU AI Act. Diese Pflichten umfassen technische, organisatorische und dokumentarische Anforderungen, die intern nachweisbar erfüllt sein müssen.

Technische und organisatorische Anforderungen

Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen sind verpflichtet, ein Risikomanagementsystem zu implementieren, das die spezifischen Risiken des eingesetzten Systems identifiziert und bewertet. Dazu gehört auch die Sicherstellung, dass das System nur für den vorgesehenen Zweck eingesetzt wird und dass menschliche Aufsicht gewährleistet ist. Automatisierte Entscheidungen dürfen nicht ohne menschliche Kontrolle getroffen werden.

Dokumentations- und Transparenzpflichten

Kliniken müssen nachweisen können, wie das eingesetzte KI-System funktioniert, auf welchen Daten es basiert und wie Entscheidungen zustande kommen. Dazu gehören:

• Technische Dokumentation des Systems
• Protokollierung der Systemnutzung und der getroffenen Entscheidungen
• Nachweise über die Qualitätssicherung der Trainingsdaten
• Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen
• Benennung einer verantwortlichen Person für den KI-Einsatz im Haus

Zusätzlich sind Kliniken verpflichtet, eine Grundrechte-Folgenabschätzung durchzuführen, wenn das KI-System Entscheidungen trifft, die Grundrechte berühren. Im Personalbereich ist das regelmäßig der Fall.

Was passiert, wenn Kliniken die KI-Fristen nicht einhalten?

Kliniken, die Hochrisiko-KI-Systeme ohne Einhaltung der EU-AI-Act-Anforderungen betreiben, riskieren erhebliche Bußgelder. Der EU AI Act sieht Sanktionen von bis zu 30 Millionen Euro oder 6 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für Verstöße gegen spezifische Betreiberpflichten sind Bußgelder von bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des Jahresumsatzes vorgesehen.

Neben den finanziellen Sanktionen drohen weitere Konsequenzen:

• Anordnung der Aussetzung oder des Verbots des KI-Systems durch die zuständige nationale Aufsichtsbehörde
• Reputationsschäden durch öffentliche Bekanntmachung von Verstößen
• Haftungsrisiken gegenüber betroffenen Beschäftigten oder Bewerbern, deren Rechte verletzt wurden
• Nachweispflichten im Rahmen von Arbeitsrechtsstreitigkeiten, wenn KI-gestützte Entscheidungen angefochten werden

Die Aufsicht über die Einhaltung des EU AI Act liegt in Deutschland bei den zuständigen nationalen Behörden. Welche Behörde konkret zuständig ist, hängt vom Anwendungsbereich des Systems ab. Im Beschäftigungskontext sind datenschutzrechtliche Aspekte eng mit dem AI Act verknüpft, sodass auch die Datenschutzaufsichtsbehörden eine Rolle spielen.

Wie sollten Kliniken jetzt konkret vorgehen, um compliant zu sein?

Kliniken, die Hochrisiko-KI-Systeme im Personalbereich einsetzen, müssen jetzt eine strukturierte Bestandsaufnahme durchführen und fehlende Compliance-Maßnahmen umgehend umsetzen. Der erste Schritt ist die Identifikation aller eingesetzten KI-Systeme und die Prüfung, ob diese unter die Hochrisiko-Kategorie fallen.

Ein praxisorientiertes Vorgehen umfasst folgende Schritte:

1. Inventarisierung: Alle KI-gestützten Tools im Personalbereich erfassen und dokumentieren.
2. Klassifizierung: Prüfen, ob die jeweiligen Systeme unter Anhang III des EU AI Act fallen.
3. Lückenanalyse: Bestehende Dokumentation, Risikomanagementsysteme und Prozesse mit den gesetzlichen Anforderungen abgleichen.
4. Maßnahmenplan: Fehlende Anforderungen priorisieren und mit klaren Verantwortlichkeiten und Fristen intern umsetzen.
5. Rechtliche Beratung: Einen auf IT-Recht oder Datenschutz spezialisierten Rechtsanwalt hinzuziehen, um die Compliance-Maßnahmen rechtssicher zu gestalten.

Parallel dazu empfiehlt es sich, interne Schulungen für Personalverantwortliche durchzuführen, damit alle Beteiligten die Anforderungen kennen und im Alltag korrekt anwenden. Die menschliche Aufsicht über KI-gestützte Personalentscheidungen muss nicht nur formal vorgesehen, sondern auch tatsächlich gelebt werden.

Kliniken, die in dieser Phase feststellen, dass ihre KI-gestützten Prozesse nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und daher vorübergehend ausgesetzt werden müssen, stehen vor einem praktischen Problem: Personalengpässe entstehen, die schnell und zuverlässig geschlossen werden müssen. Gerade in solchen Situationen ist eine verlässliche Besetzungsform entscheidend.

Wie DEPVA Kliniken bei Personalengpässen durch KI-Compliance-Pausen unterstützt

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